Informativa in materia di trattamento dei dati personali del segnalato, del segnalante e terzo interessato in relazione alle segnalazioni di “Whistleblowing”

INFORMATIVA IN MATERIA DI TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI ai sensi degli articoli 13  e 14  del Regolamento (UE) 2016/679  IN RELAZIONE ALLE SEGNALAZIONI DI “WHISTLEBLOWING”

(art. 13 , comma 4, D.Lgs. 10 marzo 2023 n. 24 )

Con questa informativa TONELLO ENERGIE SRL spiega come tratta i dati raccolti e quali sono i diritti riconosciuti all’interessato ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 , relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, del D.Lgs. n. 196/2003 , in materia di protezione dei dati personali, così come modificato dal D.Lgs. n. 101/2018  e del D.Lgs. n. 51/2018 .

1. Titolare del trattamento

Titolare del trattamento dei dati personali è TONELLO ENERGIE SRL con sede in Via Bordalucchi n. 3 36030 Fara vicentino (VI)

2. Responsabile della protezione dati

Il dato di contatto del Responsabile della protezione dati è: geom. Thomas Vico, t.vico@tonello-energie.com

3. Finalità del trattamento

I dati da lei direttamente forniti per segnalare, nell’interesse dell’integrità della persona giuridica privata presunte condotte illecite delle quali sia venuto a conoscenza in ragione del proprio rapporto di lavoro, servizio o fornitura con TONELLO ENERGIE SRL verranno trattati dallo stesso titolare del trattamento per gestire tali situazioni. I dati personali sono dunque acquisiti in quanto contenuti nella segnalazione e/o in atti e documenti a questa allegati, si riferiscono al soggetto segnalante e possono altresì riferirsi a persone indicate come possibili responsabili delle condotte illecite, nonché a quelle a vario titolo coinvolte nelle vicende segnalate (terzi interessati).

In particolare, per svolgere le necessarie attività istruttorie volte a verificare la fondatezza di quanto segnalato, nonché, se del caso, adottare adeguate misure correttive e intraprendere le opportune azioni disciplinari e/o giudiziarie nei confronti dei responsabili delle condotte illecite.

4. Tipologia di dati trattati

La ricezione e la gestione delle segnalazioni dà luogo a trattamenti di dati personali c.d. “comuni” (nome, cognome, ruolo lavorativo, ecc.), nonché può dar luogo, a seconda del contenuto delle segnalazioni e degli atti e documenti a queste allegati, a trattamenti di dati personali c.d. “particolari” (dati relativi a condizioni di salute, orientamento sessuale o appartenenza sindacale, di cui all’art. 9  GDPR ) e di dati personali relativi a condanne penali e reati (di cui all’art. 10  GDPR ).

I dati trattati saranno quelli relativi alle segnalazioni effettuate dai segnalanti, che possono includere dati relativi a terzi, ovvero a soggetti segnalati.

Il soggetto interessato del presente trattamento è la «persona coinvolta»: la persona fisica o giuridica menzionata nella segnalazione interna come persona alla quale la violazione è attribuita o come persona comunque implicata nella violazione segnalata (art. 2, comma 1, lett. l), del D.Lgs. n. 24/2023). La fonte dei dati personali utilizzati è la segnalazione effettuata dal segnalante (art. 3, commi 3 e 4, del D.Lgs. n. 24/2023) e da altri soggetti durante l’istruttoria.

5. Basi giuridiche del trattamento

Tenuto conto della normativa di riferimento si precisa che:

- il trattamento dei dati “comuni” si fonda sull’obbligo di legge a cui è soggetto il Titolare del trattamento (art. 6 , par. 1, lett. c) del GDPR ), nonché sull’esecuzione di compiti di interesse pubblico assegnati dalla legge a TONELLO ENERGIE SRL (art. 6 , par. 1, lett. e) del GDPR );

- il trattamento di dati “particolari” si fonda sull’assolvimento di obblighi e sull’esercizio di diritti specifici del Titolare del trattamento e dell’Interessato in materia di diritto del lavoro (art. 9 , par. 2, lett. b), GDPR), nonché sull’esecuzione di un compito di interesse pubblico rilevante assegnato dalla legge a TONELLO ENERGIE SRL (art. 9 , par. 2, lett. g), GDPR), in ragione dell’art. 2-sexies  lett. dd) del D.Lgs. n. 196/2003;

- il trattamento di dati relativi a condanne penali e reati, tenuto conto di quanto disposto dall’art. 10  GDPR , si fonda sull’obbligo di legge a cui è soggetto il Titolare del trattamento (art. 6 , par. 1, lett. c), GDPR) e sull’esecuzione di compiti di interesse pubblico assegnati dalla legge a TONELLO ENERGIE SRL(art. 6 , par. 1, lett. e), GDPR), in ragione dell’art. 2-octies  lett. a) del D.lgs. 196/2003 .

Si precisa che nel caso in cui la segnalazione portasse all’instaurazione di un procedimento disciplinare nei confronti del responsabile della condotta illecita, l’identità del segnalante non verrà mai rivelata. Qualora la conoscenza dell’identità del segnalante fosse indispensabile per la difesa dell’incolpato, verrà domandato al segnalante se intende rilasciare un apposito, libero consenso ai fini della rivelazione della propria identità.

6. Soggetti autorizzati a trattare i dati

A sua tutela, solo i soggetti designati, all’interno di TONELLO ENERGIE SRL, per la gestione del canale di segnalazione interna e l’ANAC per il canale di segnalazione esterna sono in grado di associare le segnalazioni alle identità dei segnalanti.

Qualora esigenze istruttorie richiedano che altri soggetti, all’interno di TONELLO ENERGIE SRL, debbano essere messi a conoscenza del contenuto della segnalazione o della documentazione ad essa allegata, non verrà mai rivelata l’identità del segnalante, né verranno rivelati elementi che possano, anche indirettamente, consentire l’identificazione dello stesso ed il contenuto della segnalazione. Tali soggetti, poiché potrebbero comunque venire a conoscenza di altri dati personali, sono comunque tutti formalmente autorizzati al trattamento e a ciò appositamente istruiti e formati, nonché tenuti a mantenere il segreto su quanto appreso in ragione delle proprie mansioni, fatti salvi gli obblighi di segnalazione e di denuncia di cui all'art. 331 del Codice di procedura penale.

7. Responsabile del trattamento

Tonello Energie s.r.l. si avvale di DigitalPA s.r.l., in qualità di partner tecnologico, al quale è affidata la gestione del sistema informatico “legality whistleblowing”, designato per questo Responsabile del trattamento dei dati ai sensi dell’art. 28  del Regolamento (UE) 2016/679 .

8. Categorie di destinatari dei dati personali

I suoi dati personali e quelli delle persone indicate come possibili responsabili delle condotte illecite, nonché delle persone a vario titolo coinvolte nelle vicende segnalate, non saranno oggetto di diffusione, tuttavia, se necessario, su loro richiesta, possono essere trasmessi all’Autorità Giudiziaria, alla Corte dei conti e all’ANAC, Autorità nazionale anticorruzione. Tali soggetti sono, tutti, Titolari autonomi del trattamento.

Alla segnalazione e all’identità del segnalante non è possibile accedere né a mezzo accesso documentale, né a mezzo accesso civico generalizzato.

Nell’ambito dei procedimenti penali eventualmente istaurati, l’identità del segnalante sarà coperta da segreto nei modi e nei limiti previsti dall’art. 329 c.p.p.; nell’ambito di procedimenti dinanzi alla Corte dei conti, l’identità del segnalante non sarà comunque rivelata sino alla chiusura della fase istruttoria; nell’ambito dei procedimenti disciplinari, l’identità del segnalante non sarà rivelata in tutti i casi in cui la contestazione dell’addebito disciplinare si fondi su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla segnalazione, anche se conseguenti alla stessa, mentre potrà essere rivelata laddove concorrano, insieme, tre presupposti, ovverosia (a) che la contestazione si fondi, in tutto o in parte, sulla segnalazione, (b) che la conoscenza dell’identità del segnalante sia indispensabile per la difesa dell’incolpato e che (c) il segnalante abbia espresso un apposito consenso alla rivelazione della propria identità.

Alla segnalazione e all’identità del segnalato non è possibile accedere né a mezzo accesso documentale, né a mezzo accesso civico generalizzato.

I dati potranno essere comunicati ai seguenti destinatari:

• Il gestore della segnalazione
• l’organismo di vigilanza
• il fornitore del software di gestione delle segnalazioni

l’autorità giudiziaria e le pubbliche autorità (ivi compresa l’ANAC).

9. Modalità del trattamento

I dati personali saranno trattati anche con strumenti automatizzati per il tempo strettamente necessario a conseguire gli scopi per cui sono stati raccolti TONELLO ENERGIE SRL attua idonee misure per garantire che i dati forniti vengano trattati in modo adeguato e conforme alle finalità per cui vengono gestiti; TONELLO ENERGIE SRL, mediante l’utilizzo del software on line a ciò dedicato, impiega idonee misure di sicurezza (crittografia dei file), organizzative, tecniche e fisiche, per tutelare le informazioni dall’alterazione, dalla distruzione, dalla perdita, dal furto o dall’utilizzo improprio o illegittimo.

10. Periodo di conservazione dei dati

Il soggetto designato all’interno di TONELLO ENERGIE SRL effettua un’attività istruttoria preliminare della segnalazione. Se a seguito dell’attività svolta ravvisa elementi di manifesta infondatezza ne dispone l’archiviazione. Nel caso, invece ravvisi il fumus di fondatezza della segnalazione, trasmette la stessa, priva dei dati del segnalante, agli organi preposti interni o esterni, ognuno secondo le proprie competenze.

I dati personali vengono conservati per un periodo di 5 anni e, comunque, sino alla definizione dei procedimenti avviati dagli uffici o dagli Enti destinatari della segnalazione.

11. Natura del conferimento dei dati e conseguenze dell’eventuale mancato conferimento

Al fine di classificare la segnalazione come whistleblowing i suoi dati identificativi (nome, cognome) devono essere forniti obbligatoriamente. Nel caso in cui il segnalante volesse comunque procedere con segnalazione anonima, quest’ultima verrà gestita con diverse modalità e dovrà essere inoltrata a mezzo posta ordinaria, all’attenzione degli organi preposti; tale segnalazione verrà presa in considerazione esclusivamente laddove adeguatamente circostanziata, resa con dovizia di particolari e dunque in grado di far emergere fatti e situazioni relazionandoli a contesti determinati.

È rimessa invece a ciascun segnalante la decisione circa quali ulteriori dati personali conferire. Maggiori sono i dettagli presenti nella segnalazione, maggiori saranno le possibilità per TONELLO ENERGIE SRL di intervenire nell’interesse dell’integrità della persona giuridica.

12. Diritti dell’interessato

Lei ha il diritto, in qualunque momento, di ottenere la conferma dell’esistenza o meno dei dati forniti. Ha inoltre il diritto di chiedere, nelle forme previste dall’ordinamento, la rettifica dei dati personali inesatti e l’integrazione di quelli incompleti e di esercitare ogni altro diritto ai sensi degli artt. da 18 a 22 del Regolamento laddove applicabili.

Nel caso abbia dato il consenso alla rivelazione della sua identità nell’ambito di procedimenti disciplinari, ha il diritto di revocare tale consenso in qualsiasi momento, senza che però ciò pregiudichi la liceità del trattamento, basato sul consenso, effettuato prima della revoca.

Tali diritti possono essere esercitati con richiesta indirizzata a: TONELLO ENERGIE SRL indirizzo di posta elettronica: amministrazione@pec.tonello-energie.com

Qualora ritenga che il trattamento sia avvenuto in modo non conforme al Regolamento, al D. Lgs. 101/2018 e al D. Lgs. n. 196/2003, potrà rivolgersi al Garante per la Protezione dei dati Personali, ai sensi dell’art. 77 del medesimo Regolamento.